Bina yönetim sözleşmesi; hangi işin, hangi sıklıkta, kim tarafından ve hangi kabul ölçütüyle yapılacağını göstermelidir. KPI tanımları, raporun veri kaynağı, harcama onayları ve sözleşme sonunda teslim edilecek kayıtlar eklerde açıkça yer almalıdır.
İş tarifini kabul ölçütüne bağlayın
“Düzenli saha denetimi” ifadesi ziyaret alanını, sıklığını ve teslim kaydını söylemez. Bunun yerine incelenecek alanları, denetim formunu, bulgunun sorumlusunu ve raporun teslim gününü yazın. Ekler arasında çelişki olduğunda hangi belgenin esas alınacağı da değerlendirilmelidir.
Sözleşme eklerini seçmek için ölçütler
- Kapsam eki: Ortak alan, görev, sıklık, ekipman, kapsam dışı iş ve kabul eden taraf.
- KPI eki: Göstergenin hesabı, başlangıç ve bitiş kaydı, istisnalar, veri sahibi.
- Mali yetki eki: Harcama talebi, onay, ödeme ve belge saklama akışı.
- Rapor eki: Bütçe sapması, açık talepler, bakım durumu, riskler ve sonraki dönem aksiyonları.
İmza öncesi kontrol süreci
- Bir rutin talep ve bir acil arıza senaryosunu sözleşme üzerinden izleyin.
- Bildirim saati ile müdahaleye başlama ve tam çözüm saatini ayrı tanımlayın.
- İşin tamamlandığını hangi kayıtla doğrulayacağınızı belirleyin.
- Yeni alan veya vardiya eklenirse kapsam ve bedelin nasıl değişeceğini yazın.
- Fesih, veri dışa aktarımı, anahtar ve dosya teslimini hukuki incelemeye dahil edin.
Raporun karar üretmesini sağlayın
Örneğin planlı bakım göstergesinde pay, döneminde tamamlanan işler; payda, o dönemde yapılması gereken işler olabilir. Ertelenen bakımın listeden silinmesi performansı olduğundan iyi gösterir. Erteleme nedeni, onaylayan taraf ve yeni tarih raporda kalmalıdır. Bu bir ölçüm örneğidir; hedef oran sözleşme öncesi tesis verilerine göre kararlaştırılır.
Yalnızca fotoğraf eklemek veya “sorunsuz hizmet” yazmak kabul kriteri değildir. Ölçülebilir iş tanımı için bina yönetimi kapsamını, kurumsal rapor sözlüğü için KPI ve SLA rehberini inceleyin.
Sık sorulan sorular
KPI hedefini sözleşmede mutlaka sayıyla yazmak gerekir mi?
Önce gösterge ve ölçüm yöntemi netleştirilir. Güvenilir başlangıç verisi yoksa ölçüm dönemi ve hedefi birlikte belirleme süreci yazılabilir; dayanağı olmayan oran kullanılmamalıdır.
Aylık rapor hangi eklerle birlikte teslim edilmeli?
Özetin yanında bütçe karşılaştırması, açık iş listesi, bakım kayıtları ve sorumlu-tarih içeren aksiyon listesi bulunmalıdır. Hassas belgeler yetkili erişimle paylaşılır.
