Apartman yönetim şirketinin üstleneceği işler, atanmış yönetici sıfatı ile sözleşmeli hizmet sağlayıcı rolü ayrılarak belirlenmelidir. Kurul kararlarını uygulama, belge tutma, bütçe ve bakım takibi için görev, yetki ve denetim sınırı yazılı olmalıdır.
Yönetici sıfatı ile hizmet sözleşmesi neden ayrılmalı?
Temizlik veya muhasebe takibi için bir şirketle sözleşme yapılması, o şirketin kendiliğinden bütün yönetim yetkilerini aldığı anlamına gelmez. Önce yönetim planı, geçerli kurul kararları ve temsil belgeleri birlikte incelenir. İmza atan kişinin kim adına ve hangi sınırla hareket ettiği anlaşılmadan banka işlemi ya da tedarikçi taahhüdü başlatılmamalıdır.
Kat Mülkiyeti Kanunu, yöneticinin görevleri ve belge düzeni için temel çerçeveyi oluşturur. Uygulamada görevleri Adalet Bakanlığı’nın Kat Mülkiyeti Kanunu kaydı, yapının yönetim planı ve güncel kararlarla birlikte değerlendirin. Buradaki liste bir görev paylaşımı aracıdır; somut uyuşmazlığın hukuki değerlendirmesi değildir.
Sorumluluk matrisi için karar ölçütleri
- Kararı veren, işlemi yapan ve sonucu denetleyen taraf ayrı ayrı yazılmış mı?
- Ödeme hazırlama ile banka onayı aynı kişideyse ikinci kontrol var mı?
- Bakımın takibi ile uzman firmanın teknik müdahale sorumluluğu ayrılmış mı?
- Sakin talepleri, kişisel bilgiler ve hesap belgeleri için erişim yetkileri belirlenmiş mi?
Göreve başlamadan kontrol listesi
- Yönetim planını ve görevlendirme kararını temin edin.
- Yetki, imza ve ödeme onaylarını belgelerle eşleştirin.
- Karar, gelir-gider ve sözleşme dosyalarının teslim durumunu kaydedin.
- Bakım, bildirim ve rapor takvimine birer sorumlu atayın.
- Yetkiyi aşan talebin kime iletileceğini ve kayıt yöntemini belirleyin.
Hangi hatalar sorumluluk boşluğu yaratır?
“Şirket ilgileniyor” demek, onay ve denetim görevlerini açıklamaz. Sözlü harcama talimatları, eksik teslim tutanakları ve erişimi yalnızca bir kişide kalan hesaplar izlenebilirliği zayıflatır. Çözüm, her iş için dayanak belge, sorumlu ve raporlama kanalını belirlemektir.
Hukuk danışmanlığı hizmeti ile görev çerçevesini değerlendirebilir, operasyon ayrıntılarını bina yönetim sözleşmesi rehberinden takip edebilirsiniz.
Sık sorulan sorular
Hizmet şirketi otomatik olarak apartman yöneticisi olur mu?
Hayır. Hizmet kapsamı ile yönetici olarak görevlendirilme ve temsil yetkisi ayrı incelenir; karar, yönetim planı ve sözleşme birlikte değerlendirilmelidir.
Teknik arızanın giderilmesinden kim sorumludur?
Yönetim koordinasyonu ile teknik müdahale ayrılmalıdır. Bildirim ve takip sorumlusu, yetkili teknik sağlayıcı ve iş kabulünü yapacak taraf sözleşmede belirtilmelidir.
